祕書工作的一般特徵大綱

（一）機要性和羣眾性的統一。

“祕書”一詞帶有“祕密”的意思。祕書部門是綜合部門，要害部門，處在中樞的位置上。文件電報領導能看到的，祕書都能看到，而且先於領導看到，開會作記錄，領導班子的決策最先知道，祕書掌握着大量的機密。這些機密一旦泄露出去將會造成重大損失。

但祕書工作也有羣眾性的一面，祕書部門是黨委、政府聯繫羣眾的橋樑和紐帶，是觀察社會動態的窗口，辦公室每天都要接受來自社會的各方面信息，接受羣眾的來信來訪，並且還要親自去深入基層，到羣眾中去調查研究，反映羣眾的心聲，傾聽羣眾的呼聲，為領導決策提供依據。

因此，作為一個祕書，既要有很強的保密觀念，又要密切聯繫羣眾。只有前者沒有後者就會把自己與羣眾隔離起來，只有後者沒有前者，因泄露國家機密而犯錯誤，二者不可偏廢。

（二）綜合性與專業性的統一

祕書部門不是專項業務部門，而是綜合性的部門。因此，祕書工作涉及的範圍和內容是十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性文電，提供綜合性信息，進行綜合性調研，處理綜合性事務等等。因為是綜合性的工作，它要求祕書具有全局觀念，站在領導的角度去觀察和處理問題，知識面要寬，成為本系統的專家和通才。

同時祕書工作也不是誰都可以乾的“萬斤油”，它有自己的一套專業，要求祕書有較高的政策水平，文字水平和理論水平，較強的組織協調能力和辦事能力，熟悉文書，檔案，保密，信訪，信息，督查，會務，禮儀知識，會操作現代化辦公設施。要做合格的祕書並非易事，要進行專業培訓，取得專業證書。不同行業的祕書，還要熟悉本行業的專門知識，如黨委祕書，要熟悉黨務知識，軍隊祕書要熟悉軍隊知識，企業祕書要熟悉企業管理知識，涉外祕書要熟悉外交知識等。

綜合性是主要的，專業性是次要的，二者互相滲透，互相促進。

（三）事務性和思想性的統一

祕書部門是各級領導的辦事機構，協助領導處理日常事務。每天都有大量的事務性工作，起草、收發文電，值班接聽電話，信訪接待，搞會務，這些工作都很具體，繁雜，事務性比較強。

同時，祕書部門又是個參謀部門，在領導決策中發揮着重要的參謀作用，領導決策前要調查研究，提供信息，制訂方案，在決策過程中要起草文電，決策後要進行督查和落實，所有這些都有很強的政治性。

事務性是祕書工作的基礎，思想性是祕書工作的靈魂，思想性處於主導地位，事務性處於從屬地位。思想性通過事務性工作體現出來。如文電的校對，如果稍有疏忽，錯校一個關鍵的字，文件發出去，就可能造成重大的政治影響。主席台排座次，如果排錯了，錄相放出去，就可能引起各方面猜測。所以事務性工作滲透着思想性。不能因為事務性工作就可疏忽大意。

（四）被動性和主動性的統一

祕書工作的被動性是由祕書工作的從屬性和服務宗旨決定的。大家都有體會，自己支配的時間極少，祕書總是圍着領導的屁股轉，祕書工作總是按照領導的需要和指令來進行，很少按照自己的意願安排工作，常常來了文件辦文件，來了電話接電話，有時正做着這件事，又來了新任務，又要改做另一件事，總是顯得很被動。

當然，這種被動，不是消極被動，不是不可以發揮主觀能動性，消極被動，滿足於領導叫幹啥就幹啥，遇到啥就幹啥，那樣是幹不好工作的。我們要在實踐中總結經驗，摸索規律，掌握了規律就可以把工作做到前邊，領導沒想到的你想到了，領導沒叫做的事，但又必須做的事，你提前做了，這樣才能當一個好的參謀和助手，才能做到優質服務。