做個高效工作的祕書(七)

祕書高效利用工作時間是資訊化時代的要求。祕書工作人員對時間進行管理主要是掌握節約時間的規律和要求，要想有效地利用好自己的時間，必須做的工作就是要探索自己的時間障礙。所謂時間障礙就是導致時間浪費的多種因素。祕書研究利用時間的規律，就是為了進一步揭開時間的奧祕，研究和掌握時間有哪些特性，更好地挖掘時間潛力，合理地分配時間，科學地使用時間，不斷提高時間利用效率，高效能地進行富有創造性的勞動。

祕書工作時間利用中的通病主要是事必躬親，拖拉，低效等。

祕書時間運籌方法：

1、用盡可能少的時間做盡可能多的事。

2、將工作內容交錯安排。

3、將時間定期盤點。

4、明確目標、把握目標。

提高時間效率的藝術：

1、集中精力、抓住時間：

要集中精力，抓住時間就必須放棄一些活動。一個有效利用時間的祕書會注意以下幾點：一件事情或者行動還沒有完成，就不要捲入到新的活動中；只要這件事情對自己毫無價值或者價值不大，就不要隨便介入，更不要因此而干擾別人，隨便地索取什麼情報或者讓別人提供資料；不要急於求成地指手劃腳，特別是當做好事情的條件還不成熟的時候。

2、提高效率

提高說話的效率，準備在先，言簡意賅，限定會議時間，縮短交際時間。