檔案管理制度範文（精選20篇）

檔案管理制度範文 篇1

1、認真貫徹執行**市城建檔案歸檔制度,建立工程施工技術檔案。

2、配備專職工程檔案資料員,負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的複印裝訂與移交工作。

3、工程施工檔案資料,隨工程進度同步收集與整理,並做到及時齊全與完善,按類別裝訂存放保管。

4、原始資料的記錄做到準確齊全,任何人不得隨意塗改工程檔案資料和弄虛作假。

5、所有投入使用的'材料或半成品、成品的構件均必須有檢驗合格證明,並存入工程檔案備查。

6、所有資料的交接、借出均辦理手續和進行登記簽證。

7、竣工圖嚴格按檔案館有關規定繪製。

8、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和防腐工作,以免紙張變色和發黴。

9、在工程施工過程中,對重點部位、難點工藝,要用攝像機和照相機拍攝施工過程,留下攝影資料。

10、所有技術資料採用符合規定的統一格式填寫,會籤蓋章及時齊全。

檔案管理制度範文 篇2

1目的

爲規範安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，爲安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

2範圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

3職責

3.1各過程管理部門職責：

3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負責對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。

3.1.3負責過程管理文件的(程序、規定、制度、表格)組織編制。

3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。

3.1.5負責文件更改內容等。

3.2生產部職責：

3.2.1負責管理手冊的編制。

3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批准。

3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內容

4.1確定文件種類

4.1.1爲便於文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分爲外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件係指國家、地方政府部門發佈的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程序);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標;

b.實現方針、目標和指標的策劃;

c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關的資料包括但不限於：

a.各類分析/評價/統計數據(如OSHA 統計分析數據);

b.特種設備(如壓力容器等)及其附件的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;

e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;

f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;

g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)

h.設施的設計、運行技術資料;

i.供應商和承包商檔案;

j.作業許可證等;

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。

4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類文件(管理過程的程序、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;

4.4進行編寫

4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：

a.目的：明確編制本文件要達到的目的

b.範圍：本文件使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍

c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙

d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門

e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限

f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件

g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄

h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖

4.4.2文件的編號按如下要求：

記錄編號

文件層別號

文件類別(AQ)

公司代號JP

其中：序號爲阿拉伯數字，如：01，02，03 „„„等;

文件類別爲：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。

例子：

文件編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程序》

表格編號：編號JPL-AQ-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單)，其中01表示對應程序的第一張記錄。

所有文件(包括表格)必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。

4.5評審和審批

4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中籤字，交部門主管審覈同意，再送交

相關部門主管審閱會籤(由部門主管確定會籤部門的數量)，並由4.5.2文件批准人應對文件進行仔細審覈後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人(或部門)，待修改完畢後再批准。

4.5.3文件審批權限。

a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審覈，總經理批准。 b.過程管理文件(程序、規定、制度、表格)由過程負責部門主管審覈，安全生產負責人批准。

c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批准。

4.6發放控制

4.6.1生產部發布綜合管理體系文件, 建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。

4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經授權批准人批准後，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。

4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發佈/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版文件。

4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關文件;不得在文件上亂塗畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批准人批准的文件(原件一份、電子一份)、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《文件控制清單》，

生產部保存批准的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收並更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。

4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出

文件更改申請後組織對文件進行編寫並按原文件的審批程序進行審批。

4.9安全記錄管理

4.9.1建立記錄清單

安環部制訂安全記錄臺帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。

4.9.2安全記錄的使用

按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。

4.9.3收 集

定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

4.9.4儲存、保護

記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。

記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。

保存期限依據“安全記錄臺帳”中保存的期限規定。

4.9.5處 置

記錄保存人按照“安全記錄臺帳”中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷燬或歸檔。

5相關文件

無

6相關記錄

AQ-0202/01文件控制清單

AQ-0202/02文件發放、回收記錄 AQ-0202/03文件更改通知單 AQ-0202/04安全記錄臺帳 AQ-0202/05評審記錄

檔案管理制度範文 篇3

第一章總則

第一條財務檔案是公司一切商事經營活動在財務覈算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。財務檔案保存是否完整直接關係到公司長遠的經濟利益能否得以保全。財務檔案的完整也是公司主要相關負責人最重要的經濟法律責任之一。

第二條爲了加強公司財務檔案管理和財務監督，確保公司的合法利益，根據《中華人民共和國財務檔案管理辦法》，結合公司的具體情況，特制定本辦法。

第三條在公司內使用、取得和保管檔案的部門和個人，必須遵守本制度。

第二章會計檔案

第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計覈算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。

第五條會計檔案和範圍

會計檔案的範圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計覈算資料等四個部分。

（一）會計憑證

會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。

（二）會計賬簿、

會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證爲依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。

（三）會計報表

會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附註、財務情況說明書等。

（四）其他會計覈算資料

其他會計覈算資料屬於經濟業務範疇，與會計覈算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、覈定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。

第三章會計檔案的裝訂和保管

第六條會計檔案的整理立卷會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理採用的辦法是：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。

（一）分類標準統一。將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

（二）檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一。

（三）管理要求統一。建立財務資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。

第七條會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

第八條會計憑證裝訂前的準備工作：

（一）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；

（二）按憑證彙總日期歸集（加按上、中、下旬彙總歸集）確定裝訂成冊的本數；

（三）摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

（四）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；

（五）記賬憑證上有關人員（如財務主管、複覈、記賬、制單等）的印章是否齊全。

第九條會計憑證裝訂時的要求：

（一）裝訂儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閱。

（二）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；

（三）裝訂憑證厚度一般爲3釐米，裝訂牢固，美觀大方。

第十條會計憑證裝訂後的注意事項：

（一）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；

（二）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊後，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。

第十一條會計賬簿和裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：

（一）賬簿裝訂前，首先按賬簿啓用表的使用頁數覈對各個賬戶口是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啓用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求。

1多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等應分別裝訂，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起，並按會計科目編號順序依次排頁。

2在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章

3計算機打印的賬頁應在左側留出裝訂線，不得以打印紙原有道孔穿線裝訂。

第十二條賬簿裝訂後的其也要求。

1會計賬簿應該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空白紙的現象。

2會計賬簿的封面要嚴密，封面處要加蓋有關印章。

3封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬等。

4會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十三條會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後。

（一）會計報表裝訂前要按編報目錄覈對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如果損壞部位修補後完整無缺地裝訂；

（二）會計報表裝訂順序爲：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；

（三）按保管期限編制卷號。

第十四條會計檔案的保管

當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部門保管二年，期滿之後原則上應由財務部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門在將會計檔案移交檔案管理部門時，應按下列程序進行：

（一）開列清冊，填寫交接清單；

（二）在賬簿使用日期欄填寫移交日期；

（三）交接人員按移交清冊和交接清單項目覈查無誤後簽章。

第十五條會計檔案的保管要求。

（1）會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。

（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找。

（3）會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀、防鼠咬。

（4）會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱的地方，以利查閱，並防止潮溼；

（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

第四章會計檔案的借閱

第十六條會計檔案的借閱

（一）會計檔案爲本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經單位領導、財務負責人員批准。

（二）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批准後，方可辦理借閱手續；單位內部人員借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

（三）本單位人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閱或者複印。

（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。

第五章會計檔案的保管

第十七條會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分爲永久性和定期性兩類。

（一）凡是在立檔單位會計覈算中形成的，記述和反映會計覈算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。

（二）定期保管期限分別爲3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。爲了全面反映會計檔案情況，立檔部門應設置會計檔案備查表及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數，做到心中有數、不出差錯。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

（三）檔案保管期限

⑴原始憑證、記賬憑證、彙總憑證15年

⑵銀行存款餘額調節表和銀行對賬單5年

⑶日記賬15年其中：現金和銀行存款日記賬25年

⑷明細賬、總賬、輔助賬15年

⑸固定資產報廢清理後固定資產卡片及清單保管5年

⑹主要財務指標報表（包括文字分析）3年

⑺月、季度會計報表（包括文字分析）5年

⑻年度會計報表（包括文字分析）永久

⑼會計檔案保管清冊及銷燬清冊永久

⑽主要財務會計文件、合同、協議永久

第六章會計檔案的銷燬

第十八條會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定、編造會計檔案銷燬清冊，經公司領導審查，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬。

第十九條會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時爲止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷燬。

第二十條銷燬檔案前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查覈對；各單位銷燬會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，會計檔案銷燬後經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

檔案管理制度範文 篇4

第一章總則

第一條爲了加強集團公司審計檔案管理工作,規範審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統計及銷燬等,以利於嚴守集團機密。根據《中華人民共和國檔案法》、《審計署關於內部審計工作的規定》、《中國內部審計準則》及《甘肅第五建設集團公司內部審計工作規定》,結合工作實際,制定本辦法。

第二條審計檔案是內部審計機構在進行審計活動中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。

第二章收集整理

第三條審計檔案應當按照層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:

(一)審計計劃和結果管理類資料;

(二)審計工作底稿、基礎歸納、彙總論述類資料;

(三)審計原始摘錄、內外部證明類資料;

(四)被審計單位提供原始類及複製類資料。

第四條審計工作底稿資料應記錄審計程序實施過程、審計事項覈實、複覈意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應註明審計項目相關信息、審計外勤內勤時間等基本審計信息。

第五條審計檔案整理應當及時、規範有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。

第三章複查審覈

第六條審計工作底稿等資料都應經過審覈,應保持謹慎性。

第七條審計工作底稿等資料審查應由內審機構負責人全面負責,也可授權有關人員審查。

第八條審計檔案應有記錄及複覈人員簽署。

第九條審計檔案應保持完整性,層次分明。

第十條健全審計工作檔案複覈制度,提高審計工作質量。

第四章立卷歸檔

第十一條審計工作結束後,應當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。

第十二條審計檔案資料包括,但不限於:

(一)審計報告、審計結果溝通書及管理聲明書;

(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;

(三)被審計單位整改報告及附件資料;

(四)審計組相關說明及被審計單位執行審計決定情況;

(五)審計實施方案及審計通知;

(六)審計調查、複查或後續審計資料;

(七)內外部審計證據和工作底稿分項資料;

(八)被審計單位提供的原始或複製資料;

(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關資料。

第十三條審計檔案應當進行登記造冊,檔案管理人員發生變動時,應按照審計工作規定辦理移交手續。

第五章保管使用

第十四條審計檔案的保管期限分爲永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發現和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應作永久保存。

第十五條審計檔案由內審機構負責保存管理,審計人員應恪守保密原則。

審計檔案一般不對外調閱,任何調用行爲,都要經過內審機構負責人批准,報經集團公司董事會同意。

第十六條在工作需要時,依照調用程序並得到集團公司董事會批准及徵求法律顧問意見後,提供給外部審計或司法部門。

第十七條審計檔案管理應嚴格依法依規進行。

第六章附則

第十八條本辦法可根據具體情況適時修訂完善。

第十九條本辦法自20xx年11月1日起施行。本辦法是對20xx年10月1日製定印發的審計檔案管理辦法,經過研究修訂形成,原辦法同時廢止。

第二十條本辦法由集團公司審計機構負責解釋。

檔案管理制度範文 篇5

1範圍

本制度適用於上海電力建設有限責任公司及所屬各企業。

本制度適用於電力建設施工項目的施工技術檔案資料管理。非電力建設項目除按合同規定要求外也可參照執行。

2引用標準

下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成爲本標準的條文。本標準出版時，所示版本均爲有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

國家檔案局、國家計委國檔發[1988]4號《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》電力部電建[1996]159號《火力發電廠基本建設工程啓動及竣工驗收規程》

GB/T11822-89 《科學技術檔案案卷構成的一般要求》電力部電建[1996]666號《火力發電廠工程竣工圖文件編制規定》

3總則

3.1爲了健全和統一有限責任公司電力建設工程施工技術檔案資料管理工作，充分發揮檔案資料在企業管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》，結合有限責任公司具體情況，特制定本制度。

3.2電力建設工程施工技術檔案資料是指在工程建設的前期準備、施工、調試、竣工等工作活動中形成的、應歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。

3.3有限責任公司（項目分公司）及所屬施工、調試單位要按照統一領導、統一管理檔案的原則，管理好電力建設工程施工技術檔案資料，做好工程竣工檔案資料的編制出版工作，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用。

4組織和職責

4.1有限責任公司（項目分公司）施工技術檔案資料工作由公司總工程師直接領導。

4.2有限責任公司及所屬各施工、調試單位在工程現場都必須有一位行政領導分管檔案資料工作，並建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。施工過程中要有能保證檔案資料安全的庫房和設備。

4.3施工總承包單位檔案部門的職責

4.3.1貫徹執行國家有關方針政策和有關法律、法規。

4.3.2制定施工技術檔案資料管理制度，並組織實施。

4.3.3負責管理所承擔的電力建設項目施工技術檔案資料工作。

4.3.4負責協調、檢查、指導各分承包單位的施工技術檔案資料管理工作。

4.4有限責任公司所屬施工、調試單位檔案部門的職責

4.4.1貫徹執行國家有關方針政策和有關法律、法規。

4.4.2建立、健全本單位施工技術檔案資料管理的實施細則。

4.4.3管理、監督、指導各項目工程部的施工技術檔案資料管理工作。

4.5電力建設項目的施工技術檔案資料工作要與項目建設進程同步。項目開工時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工時，完成文件材料的歸檔工作。

4.6項目建設過程中，施工總承包單位及各分承包單位應在各自的職責範圍內搞好建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。

5施工技術記錄的內容

5.1工程概況

5.1.1簡要說明本專業項目的施工規模、工程量、主要設備（結構）的規範、參數、系統特點以及必要的系統圖和平面佈置圖等。

5.1.2施工大事記；施工過程中發生的有關質量和進度等重要事項。

5.2施工技術記錄

5.2.1施工中補充的地質和水文資料。

5.2.2建（構）築物、大型設備基礎的沉降觀察記錄、主要軸線的測量、放線記錄及水準點一覽表。

5.2.3主體結構和重要部位試件和材料的檢驗、試驗記錄。

5.2.4建築及安裝工程質量檢查驗收及評定記錄和簽證、隱蔽工程和中間交接驗收簽證。

5.2.5設備安裝記錄和分部試運記錄。

5.2.6整套啓動試運記錄、調試報告。

5.3重要技術檔案

5.3.1需要作爲生產依據的合同、協議、來往文件和重要會議記錄。

5.3.2開工報告、圖紙會審記錄。

5.3.3主要原材料、構件和設備質保書、出廠證件。

5.3.4設計變更和材料設備代用記錄。

5.3.5質監機構對機組進行質量監督的評價文件等。

5.4各類聯繫單

5.4.1設計修改通知單。

5.4.2設備修改通知單。

5.4.3工程聯繫單。

5.5重大缺陷處理

5.5.1施工和試運過程中發生的質量事故處理記錄。

5.5.2施工和試運過程中發生的設備缺陷處理記錄。

5.6工程照相反映有關施工或調試過程特點的5英寸彩照6張左右，並附簡要說明。

6竣工檔案資料的要求

6.1歸檔的工程竣工檔案資料必須達到完整、準確、系統。

6.1.1檔案的完整是指按國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》所規定的內容，將項目（工程）施工、調試、竣工全過程中應該歸檔的文件、資料進行歸檔，各種文件原件應齊全。

6.1.2檔案的準確是指檔案內容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設過程，做到圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。

6.1.3檔案的系統是指按其形成規律、保持各部分之間的有機聯繫，分類科學、組卷合理。

6.2施工技術記錄是工程實況的原始履歷和可靠憑證，是工程驗收、維護、改擴建的重要依據。因此，施工技術記錄是工程竣工檔案的一項重要內容。必須做到完整、準確、系統，並便於保管存檔和查閱。

6.3竣工圖是工程建設的實際反映，是工程的重要檔案資料，按照原電力部《火力發電廠工程竣工圖文件編制規定》由設計院負責編制，按國家建委《關於編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定》，施工單位應提供相應的竣工草圖。施工總承包單位及各分承包單位應按照工程合同的要求和有關規定積極配合做好此項工作。

7竣工檔案資料的彙總整理、移交和歸檔

7.1彙總整理

7.1.1施工項目實行總承包時，各分包單位負責收集、整理分包範圍內的檔案資料，交總包單位彙總、整理。竣工時，由總包單位向建設單位提交完整、準確的項目檔案資料。

7.1.2施工項目由建設單位分別向幾個施工單位發包時，各承包單位負責收集、整理所承包的工程的檔案資料，交建設單位彙總、整理，或由建設單位委託一個承包單位彙總、整理。

7.2移交和歸檔

7.2.1工程竣工檔案資料的移交工作，應在工程（項目）移交試生產後一個半月內移交建設（生產）單位。少量有特殊情況的資料，經同意後可延期移交，但不能超過試生產期。

7.2.2工程竣工檔案資料在移交建設（生產）單位的同時，各施工、調試單位應保留一套歸入本企業檔案室。凡由有限責任公司總承包並在現場設分公司（工程公司）的工程項目，分公司也要保留一套，在工程結束後歸入有限責任公司檔案室。

7.2.3爲適應市場經濟的需要，爲企業今後參加招投標積累更廣泛的技術資料，凡電力建設典型工程項目，各施工、調試單位還應保存首臺機組的施工圖、設備圖及其他有關資料。

檔案管理制度範文 篇6

爲進一步加強安全生產檔案管理工作，使其納入正規化、制度化、標準化管理，制定本制度如下：

一、納入檔案管理的.項目

1、本轄區安全生產工作規劃。

2、確定的重、特大及一般性危險源及事故隱患登記表。

3、安全隱患重點單位、部位登記表。

4、安全管理人員及特種作業人員資格證書。

5、安全生產會議及安全檢查記錄。

6、各種上報、彙報材料。

7、事故應急救援預案。

8、其它。

二、查閱檔案程序

1、查閱檔案資料時，必須經分管領導同意籤批；

2、如需將檔案資料拿走，必須寫借條經領導審批。

三、加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮溼

檔案管理制度範文 篇7

一、收集歸檔範圍

本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本狀況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的'方針、政策性文件。 (四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本狀況彙編、基礎數字彙編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件彙編用。

三、歸檔時光和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一齊歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，資料、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用複製件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料務必經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先後構成排列好。

檔案管理制度範文 篇8

管理處業主檔案管理程序

一.目的

規範客戶檔案的管理工作。

二.適用範圍

適用於管理處業主檔案的動態管理。

三.職責

1.物業部主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

2.行政接待人員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

四.程序要點

1.業主檔案內容。

1)經業主簽署的《業主公約》。

2)經業主簽署後的《消防安全責任書》。

3)《業主家庭情況登記表》。

4)《鑰匙領用登記表》。

5)《業主證領用登記表》。

6)《業主入住驗房表》。

7)《裝修申請審批表》、簽署後的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。

8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

9)業主的有關證件複印件。

10)業主產權確認登記(產權證書)。

11)其他應保存的資料。

2.檔案盒(夾)的製作。

1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

2)在檔案標貼紙上的`打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:-×.×-s.w-業主檔案:表示物業管理公司管理處物業部管理的業主檔案。

3)將製作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,並排列在檔案櫃中。

3.業主檔案袋的製作。

1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。

4.將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。

5.將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先後順序排列在檔案盒(夾)內。

6.按檔案盒(夾)內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備註等欄目。

7.業主檔案的跟蹤。

1)當發生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業主檔案中:

a)通訊電話聯絡方式發生變化時;

b)業主發生更替時。

2)業主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,行政接待人員應至少每隔15天對業主的聯繫方式跟蹤一次。

3)對產權發生變更的業主,管理處應及時爲新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。

8.業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批准,經物業部檔案行政接待人員辦理登記手續後方可查閱。

9.業主檔案應永久保存。

10.具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。

11.本規程執行情況作業物業部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。

12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便於檢索;

13.檔案無蟲蛀、黴變、破損、遺失;

14.借閱檔案要經過批准,並做好記錄。

檔案管理制度範文 篇9

第一條爲保證各類檔案完整性、規範性、安全性，結合國家檔案局第10號令和xx市檔案有關規定，根據公司檔案工作制度，制定本制度。

第二條檔案由總經理指定專人依據本制度履行管理職責，人員名單報總部政務處備案。

歸檔範圍實行確認制，即檔案部門首先根據辦事處的權責體系及相關規章制度起草各部門文件材料的歸檔範圍，經與各部門討論修改，並呈辦事處領導審覈確認後，形成《歸檔範圍及保管期限表》。檔案部門以確認通過的歸檔範圍作爲各部門檔案收集是否齊全的依據。《歸檔範圍及保管期限表》詳見附件。

（一）歸檔文件材料必須爲原件，一般一式一份（套），因故無原件的可將具有憑證作用的複製件歸檔。

（二）歸檔文件材料必須齊全，即按照歸檔範圍應歸檔的文件材料全部歸檔。

（三）歸檔文件材料必須完整，即每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示件與批覆件、轉發件與被轉發件、榮譽檔案與說明榮譽檔案的通報等文字材料、紙質件與電子件完整。

（四）歸檔文件材料必須準確，即歸檔文件材料內容真實，簽署和用印符合文書工作規範，紙質件與電子件內容相符。

（五）歸檔文件的載體材料和書寫材料須符合耐久性要求，如有裝訂應使用不易生鏽的裝訂材料。

（六）歸檔文件材料應事先經由各歸檔部門進行初步整理，依次編訂件號和頁號，並填寫《檔案移交清冊》。

外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一併歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄後歸檔；聲像檔案歸檔前，應由歸檔部門進行檢驗，保證載體清潔、耐久和內容真實、可讀，歸檔的數碼照片要求是精度在300萬像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音頻材料爲WAV或MP3的格式文件，視頻材料爲MPEG或MPEG-2的格式文件，並附相關文字說明。

檔案由檔案部門集中統一管理，任何部門和個人不得據爲己有或拒絕歸檔，歸檔時間實行定期歸檔與隨時歸檔相結合的原則：

（一）黨羣工作、經營管理工作、行政管理工作中形成的文件應在第二年一季度向檔案部門移交。

（二）科研開發、項目建設文件應在項目鑑定、竣工驗收後三個月內由向檔案部門移交。

（三）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的'文件應在工作結束後及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

（四）辦事處取得的各類證照由本單位證照部門負責保管、統計和利用。

（五）部分專業檔案（如人事檔案、會計檔案、審計檔案）由相應部門單獨負責歸檔管理，一般隨時歸檔。

檔案部門對接收的文件進行檢查，將不符合要求的文件退回原部門重新整理。符合要求的文件，交接雙方在《檔案移交清冊》上簽字，該表一式兩份，歸檔部門和檔案部門各留一份，以備查考。

（一）以“件”爲單位整理，一般每份文件材料爲一件；文件正本與定稿爲一件；正文與附件爲一件；原件與複製件爲一件；轉發文與被轉發文爲一件；報表、名冊、圖冊等一冊爲一件；來文與覆文爲一件。

（二）以“案卷”爲單位整理，在按件整理的基礎上，綜合管理類檔案按職能進行組卷；科研開發、項目建設檔案按課題或項目分專業、分階段進行組卷；設備儀器類以單臺（套）設備儀器組卷，隨機文件較多時可按照部件、組件分別組卷。

（一）凡是反映辦事處主要戰略發展、經營管理、行政管理和基本歷史面貌的，有長遠利用價值的檔案，列爲永久保管。

（二）凡是反映辦事處一般工作活動，在較長時間內有查考利用價值的文件材料，保管期限爲30年。

（三）凡是在較短時間內對辦事處有參考利用價值的文件材料，保管期限爲10年。

根據文件內容，檔案的密級一般劃分爲絕密、機密、祕密和普通，其中涉及中國華信利益的商業祕密檔案劃分爲核心商密、普通商密。

當年辦完的文件應當年立卷；跨年度的請示、批覆，來函、覆函應一併歸入覆文年立卷，沒有覆文的歸入請示年立卷；跨年度的會議文件，歸入會議開幕年立卷；跨年度的條約、條例、規章、制度等歸入公佈或批准年立卷。

（一）歸檔文件一般按類目體系及時間先後順序排列，帶文號的公文、紀要、簡報等文件材料按文號排列；成套性文件材料集中排列，如會議材料、統計報表、大事記等；單份文件排列順序爲：批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發件在前，被轉發件在後；

（二）歸檔文件如需裝訂，需注意裝訂材料應符合檔案保護要求，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌，裝訂時，將件內的各頁按一定方式對齊，採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。

編寫頁號以獨立案卷爲單位，每卷單獨編號，單面文件材料編在頁面右上角，雙面文件材料正面編在右上角，背面編在左上角，摺疊後的圖紙一律在右上角，編寫頁號從“1”開始；案卷封面、卷內備考表不編寫頁號。

1、辦事處檔案按照總部規定一級類目分爲以下幾大類：

黨羣工作類[01]、行政管理類[02]、經營管理類[03]、生產技術管理類[04]、產品管理類[05]、基建類[06]、設備儀器類[07]、會計檔案類[08]、人事檔案類[09]、特殊載體類[10];

2、二級類目編號方式與《歸檔範圍與檔案保管期限表》中的二級類目序號一致，如“1、2”、“1、3”等。

機構代碼具有唯一性，一個代碼對應一家公司，由總部辦公廳統一編制。機構代碼不隨公司更名而改變，如辦事處註銷，其代碼也不再重複使用；

保管期限以英文大寫字母進行標示，即A：永久；B：30年；C：10年；

類目號包括各級類目，一級類目以外的各級類目編制、檔號中體現幾級類目，由各單位根據實際情況自行制定；

件號（流水號）爲文件排列順序號。檔案號中件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。件號原來爲3位，現在統一爲4位。

根據檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—20xx）,修訂編制格式，具體調整爲下列樣式：

1、歸檔文件經過整理編號後，應在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容；

2、歸檔章設置機構代碼、年度、保管期限、機構或問題（即類目號）、件號、頁號等必備項，規格一般爲長45mm、寬16mm，分爲均勻的六格。歸檔章在使用中，外框顏色一律使用紅色，歸檔章內容，顏色一律使用黑色。樣式如下：

文書檔案盒背脊填寫方式與歸檔章填寫方式保持一致，起止件號填寫檔案盒內起始與終止的件號，各單位可參照執行。

（一）根據盒內文件排列順序依次編制《歸檔文件目錄》，一式兩份（一份隨卷，一份單獨存放備查）。

（二）填寫《盒內備考表》，簡要說明盒內文件的件數、頁數，以及整理、保管和利用過程中出現的各種問題，如文件缺損、字跡褪色、借出、銷燬等，每次說明的內容經辦人要簽名並註明日期。

（三）依次將《歸檔文件目錄》、歸檔文件、《盒內備考表》裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面與盒脊的相關信息。

（四）檔案存放應依據檔案載體選擇檔案櫃架，普通檔案裝盒上架的排列方式爲應自上而下、從左往右；底圖不宜摺疊；磁性載體應選擇防磁裝具；重要檔案應異地備份。

對已到和超過保管期限的檔案，由檔案工作人員編制《檔案鑑定清冊》，並向公司有關領導提出鑑定申請。鑑定工作的內容主要有：

成立專門的鑑定小組，鑑定小組由檔案工作人員、歸檔部門負責人、檔案部門負責人和辦事處相關領導組成，負責指導、監督檔案保存價值鑑定工作及對檔案的存毀作出決定。

（二）全面分析文件各方面特徵，把握被鑑定文件、材料與其他文件、材料的聯繫。

（三）要研究辦事處長期發展的需求，用發展的觀點去預測被鑑定文件、材料的價值。

（一）經過鑑定小組鑑定後，確認無保存價值的文件、材料，方可進行銷燬。

（二）檔案的銷燬、修改保管期限或密級均要在《案卷備考表》中註明，對需銷燬的檔案要下架存放1—2年，確無異議的，可實行銷燬。

（三）需銷燬的檔案送指定的造紙工廠銷燬或在固定的安全場所銷燬，特種載體的可以採用物理刪除、格式化或焚燒的方式處理，銷燬現場應配備兩名以上監銷人。

（四）待檔案完全銷燬後，必須在《檔案銷燬清冊》上註明“已銷燬”的字樣和銷燬日期，並由監銷人簽名後，方可離開現場。

（一）檔案利用是指查閱、複製、抄錄和借閱公司檔案室所保管的檔案。

（二）原則上只供辦事處內部的在職員工利用，外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，經本辦事處相關領導簽字批准後方可借閱。

（一）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》，審批單存根由檔案部門保管，借閱單在檔案歸還後由借閱人保管，作爲已歸還檔案的憑證。

（二）借閱本部門普通檔案，需部門負責人簽字同意；借閱其他部門經辦的普通檔案，須經檔案部門領導簽字同意；借閱機密檔案需經辦事處相關領導簽字同意；絕密檔案需辦事處總經理簽字同意。

（三）手續齊全後，借閱人將《檔案借閱審批單》交由檔案工作人員，再填寫《檔案借閱登記表》後方可借出。

原則上借閱的檔案應在當日歸還，如需延長借閱時間，必須在填寫《檔案借閱審批單》時預計歸還時間，最長不得超過30天。

（一）積極配合各單位借閱檔案，主動告知借閱注意事項；

（三）檔案出借時，必須填寫《檔案借閱登記表》，該表也可作爲統計檔案利用率的依據。

第二十三條檔案工作人員必須嚴格遵守辦事處有關保密工作的規定，確保檔案安全。

第二十四條借閱、查閱涉密檔案，應嚴格履行領導審批、本人登記手續。

第二十五條利用涉密檔案者負有保密的責任，不得將檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶檔案外出。

第二十六條涉密檔案一般不得複印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經有關領導批准。

第二十七條檔案收回後要及時入櫃加鎖，不得在外存放。

第二十八條保密期限已滿的檔案，要及時解密，積極提供利用。

第三十條檔案工作人員發現泄密事件要及時報告並採取補救措施，最大限度避免或減輕損失。

第三十一條檔案統計就是指運用一系列專門的統計技術與方法，對檔案工作領域中的種種現象、狀態、趨勢等進行量的描述與分析研究，爲企業工作決策提供堅實可靠地數據支持。

第三十二條檔案工作人員應建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案室庫藏情況、年度入出庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷燬情況等。

第三十三條檔案統計工作應保持連續性，堅持可量化原則、科學化原則、真實性原則。

第三十四條統計對象應選擇足以反映企業檔案工作整體狀況的基本方面和關鍵性因素。

第三十五條具體統計項目的設置、統計方法的使用應力求統計對象有精確具體的描述。

第三十六條根據辦事處檔案工作量、工作週期、機構狀況適當控制統計工作的規模、類型及頻率。

第三十七條檔案庫房只限於檔案部門人員進出，其他人員如需進庫房須經檔案部門負責人同意，並由檔案部門人員陪同。

第三十八條庫房大門及各檔案室、資料室門，存放重要材料的櫥、櫃等應隨時落鎖，鑰匙應由專人保管，存放在規定地點，不得攜帶出庫。

第三十九條控制庫房溫溼度，對溫溼度的變化情況，每天早晚各一次進行統計，以便掌握庫房溫溼度的變化規律，將庫房溫度控制在14℃-24℃，相對溼度保持在45%-60%的範圍之內。

第四十條新接收入庫的資料經消毒、除塵後方能入庫，嚴防將蛀蟲黴菌帶入。

第四十一條對庫房調溫、吸溼、通風、警報、防火等設備要定期檢查保養，每年黴雨季到來之前要做一次大檢查。

第四十二條庫內嚴禁明火裝置和使用電爐，嚴禁將易燃、易爆、揮發性、腐蝕性物品帶入庫房，每天下班前應關好庫房門窗，切斷庫房電源。

第四十三條庫房內不得存放與檔案、資料無關的其他物件；除塵與防塵相結合，堅持每月小掃一次，每季大掃一次，經常檢查加添預防蟲害的藥品，保持庫房的整潔。

第四十四條每年對庫房案卷進行一次檢查，並做好記錄，發現問題及時報告，採取必要措施。

第四十五條本制度由綜合部負責解釋，任何調整、變更需要經綜合部負責人、總經理批准後執行。

檔案管理制度範文 篇10

1.目的

通過對防火檔案進行規定,確保商場的安全性。

2.適用範圍

適用於商場各類防火檔案的管理。

3.主要職責

嚴格按規定執行,確保商場的安全性。

4.內容

商場物業需根據政府規定建立完善的防火檔案,並予以妥善保管。

4.1物業商場物業分管的檔案

4.1.1各級防火組織及其成員名單。

4.1.2各部門防火責任制。

4.1.3商場各項消防安全管理制度。

4.1.4公安消防部門的來文。

4.1.5消防安全檢查記錄。

4.1.6員工消防安全培訓教材。

4.1.7消防演習計劃、記錄。

4.1.8火警、火災事故的調查處理資料。

4.1.9消防工作年度總結報告。

4.2.0獎罰記錄。

4.2.1其他有關消防資料。

4.2工程部分管的檔案:

4.2.1各種消防設施器材的佈局平面圖。

4.2.2各種消防設施器材的技術資料。

4.2.3自動報警系統的檢測資料。

4.2.4自動噴淋系統的檢測資料。

4.2.5防排煙設備、防火門、消火栓等到防火器材的檢測資料。

4.2.6供水系統的檢測資料。

4.2.7避雷裝置系統的檢測資料

4.2.8危險品使用、保管安全制度及資料。

4.2.9動用明火作業的申請及作業記錄資料。

4.2.10電氣設備的開關、線路及照明燈具的檢修資料。

4.2.11更改消防設施的報告、批文及作業記錄等資料。

4.2.12其他消防器材設施方面的資料。

檔案管理制度範文 篇11

一、歸檔範圍

1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。

2、重要的會議紀要，醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。

3、醫院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批覆文件。

4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。

5、醫院的`年終總結、各類重要會議的報告性文件。

6、醫院重大事蹟的照片、音頻影像材料等電子數據。

7、醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。

8、醫院各項論文雜誌、學術、科教資料。

9、醫院的各項材料，包括但不限於醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。

10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。

二、歸檔時間

1、各科室於每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。

2、每月最後一日爲檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交於各檔案管理人員處。

3、1月爲總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案彙總、梳理、排序、分類，並向醫院辦公室上交統一的檔案彙總報告。

三、歸檔條件

1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一併存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)

2、各科室的歸檔材料必須保證材料乾淨整潔無污染，書寫規範，不能隨意塗改、添加與歸檔材料不相關的內容。

3、合同、協議類文件應符合醫院關於合同、協議的簽訂標準，需要加蓋公章的原件，如合同內容有修改，應註明修改內容，並經承辦人簽字入檔。

3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器設備(產品)採購(銷售)業務，均須以書面形式簽訂合同：;

3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。

⑴所經辦合同必須先經由法務部門審覈，並經院長簽字確認方可簽約;

⑵依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示範本本。

3.3、合同的保管：

⑴各類合同，醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。

⑵合同的實施進度由經辦人督促，並保證醫院方於約定合同期內完成相關義務。

4、照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、並編排文件夾，拷貝份數爲兩份，其中一份爲母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。

四、檔案歸檔處

1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室存儲。

2、非醫療類(採購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。

3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。

4、醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。

5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理，護士資質證書由護理部管理。

五、檔案借閱

1、院內各部門人員需要借用檔案，須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人，以此類推。

2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。

3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。

4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要覈實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。

六、歸檔責任

1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自塗改、僞造。

2、各部門負責人應承擔起管理檔案並督促各部門下屬員工及時製作檔案、跟進檔案的義務。

3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、複製、拍攝。

七、檔案庫存

1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一覈對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失後，所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。

2、所有檔案按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，編號科學規範、標誌明顯、查找方便。(編號可參考附件3)

八、檔案保密

1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。

2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。

3、檔案櫃鑰匙必須由專人保管，未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。

4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。

九、本制度自20xx年7月1日起執行x醫院

20xx年6月2日

檔案管理制度範文 篇12

第一章總則

第一條爲了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規範化、制度化，根據財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。

第三條會計檔案管理，是企業管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。

第四條本辦法適用於公司所屬各單位、各部門。

第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計覈算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。

第二章會計檔案的分類及編號

第六條會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證彙總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。

第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證爲依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

第八條會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。

第九條其他會計檔案包括：

(一)文書部分：

1、各種經濟合同、協議、擔保書契約及其附件；

2、年度財務計劃，年度財務工作計劃，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；

3、各種財務分析資料(包括資金分析、經濟活動分析、成本情況分析)；

4、各種調查報告和典型經驗；

5、資信證明；

6、重點工程決算資料；

7、各種投標保函；

8、城建制劃轉、撤銷、合併單位的全部交接資料。

(二)表單部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表(包括統計、質量、勞動工資、安全生產、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統計報表；會計人員統計表、會計人員考試情況統計表；會計人員考覈資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷燬清冊等。

（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計覈算資料均應視同會計檔案一併管理。

第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理採用“三統一”的`辦法，即：分類標準統一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統一（案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一）、管理要求統一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊），並分門別類按各卷順序編號。

第十一條

會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。

第十二條

大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。

第十三條

年度是指會計內容發生的年份，如08、09……。

第十四條

類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分爲01資產類、02負債類……；報表類別分爲01主表、02附表、03內部管理報表……；

第十五條

其它檔案類別分爲：99其它。

第十六條

流水號是指按會計內容的發生時序，連續編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編爲01080x5；20xx年第50份合同應編爲0408x0。

第三章會計檔案的裝訂

第十七條

會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。

（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證彙總日期歸集(如按上、中、下旬彙總歸集)確定裝訂成冊的本數；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、複覈、記賬、制單等)的印章是否齊全。

（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線並在憑證上方和左側面各走兩次線後再到背面打結，結釦應是死的，並放在憑證封皮的裏面。記賬憑證裝訂完成後，要根據三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面註明年、月、憑證種類和起始號碼，並在包角處的裝訂線封籤處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般爲2-2.5釐米，保證裝訂牢固，美觀大方。

（三）會計憑證裝訂後的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。

第十八條

會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啓用表的使用頁數覈對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啓用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經辦人簽章。

（四）賬簿裝訂後的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十九條

會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄覈對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序爲：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

第四章財務信息化檔案

第二十條數據資料管理與保密。計算機內數據文件及其備份和作爲會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

（一）現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員將審覈無誤後的原始憑證按分錄當日輸入計算機並打印出現金日記賬頁，審覈後交現金出納人員覈對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥爲保管。

（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經審覈無誤的原始憑證按分錄輸入計算機並打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納審覈無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥爲保管。現金、銀行記賬憑證可採取彙總的方式，裝訂成冊，妥爲保管。

（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審覈無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。並打印輸出，裝訂成冊，妥爲保管。

（四）科目彙總表、賬簿打印時間。現金、銀行日記賬每天打印。銀行餘額調整表每月打印一次。總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次。現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目彙總表每本打印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審覈無誤後簽字生效。

（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，並要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

第二十一條數據備份管理。會計覈算數據必須經常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人爲錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初餘額文件、本月賬務文件、報表文件及其他覈算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥爲保管。

第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。爲保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標籤，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統、各類應用程序軟件、購買的商品化會計覈算系統軟件，軟件的備份磁盤，作爲會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的複製件，使用複製件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有僞造、非法塗改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行爲，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

第五章會計檔案的移交

第二十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續後才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發現會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚後應由雙方在移交表上簽字。

第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經上級審計和財務部門審查後，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。

第二十五條被合併單位的會計檔案移交。被合併單位應編制移交清冊移交給併入單位。雙方經辦人按移交清冊進行點交後，雙方經辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監交。

第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專櫃，並指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿後移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。

第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備後，保管人員才能接收。

第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防黴變質。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。

第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執行。保管年限期滿後方能銷燬。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：

會計檔案保管期限表序號檔案名稱

一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和彙總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款餘額調節表

二、會計賬簿類3日記賬其中：現金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿

三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)

四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷燬清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產報廢清理後可存5年15年永久包括各級主管部門的彙總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備註

第七章會計檔案借閱的批准權限

第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。

第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經財務部門負責人批准，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案部門和財務部門負責人批准，方能借閱。

第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經單位主管領導批准，方能借閱。

第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經檔案部門和財務部門負責人批准，必須攜帶出單位的要經單位主管領導批准。

第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應註明歸還時間。

第八章會計檔案的銷燬

第三十五條公司級單位會計檔案的銷燬。由檔案、審計和財務部門共同對應銷燬的會計檔案進行鑑定，經本單位主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經總公司檔案部門和財務部門批准並派人監銷時，方能由檔案管理部門銷燬。

第三十六條總公司會計檔案的銷燬。應由檔案、審計和財務部門對應銷燬的會計檔案共同進行鑑定，經總公司主管領導審查後，編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經市檔案局、財政局和建設銀行市分行批准並派人監銷。方能由檔案管理部門銷燬。

第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷燬。應由會計部門編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。報經檔案、審計部門鑑定、審批和監銷。

第三十八條基層單位會計檔案的銷燬。應由財會人員編制“會計檔案銷燬清冊”和“銷燬清冊審批表”。經本單位負責人審查後，報經公司檔案部門和財務部門審查批准，並派人監銷，方能銷燬。

第三十九條會計檔案保管期滿應銷燬時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷燬。

第九章附則

第四十條本制度由公司財務資產部負責解釋。第四十一條本制度自印發之日起執行。

附：相關賬表

檔案管理制度範文 篇13

一、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、櫃鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啓檔案室門、櫃。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自爲他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。

4、檔案櫃進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,並插上查找案卷指引卡。

5、維護檔案安全,每個櫥櫃必須保持整潔,並放置防黴去蟲劑。

6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守祕密,不得擅自擴大檔案利用範圍,不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。

3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、複製檔案內容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

三、檔案管理員的主要任務

1、負責學校文書、教學、教育、後勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。

文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。

教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。

教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。

後勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。

2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。

3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案在工作結束後立卷歸檔。

4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批覆;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

5、卷內文件排列要正文在前,附件在後;印本在前、底稿在後;批覆在前,請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫,並拆除卷內金屬物。

6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。

7、文件材料歸檔後,檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,並按年代和保管期限編號。

四、檔案借閱制度

1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批准後可准予查閱。

2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批准後方可查閱。

3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。

4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。

5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批准,限三天內歸還,並辦理借閱登記手續。

6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤後簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。

五、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度――機構――問題”和文件形成規律和特點,保持文件之間的有機聯繫,分類準確,合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規範,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。

5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。

6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。

7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

六、檔案統計制度

1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳,做到數字準確。

3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,並做詳細記錄。

5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規範化。

檔案管理制度範文 篇14

1、本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。

2、如其它部門或個人查閱時,須經檔案室負責人或檔案形成部門領導同意,並僅限於室內閱覽。

3、凡因特殊需要,經批准同意借出的檔案,外借時間一般爲三週左右,到期仍需繼續利用,須辦理續借手續。

4、借出的檔案不得轉借他人,不得隨意塗改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內容或污損檔案。

5、凡外單位或個人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關檔案,須經公司領導批轉。

6、凡複製、摘錄檔案,須經檔案室負責同志。利用檔案的單位和個人未經上級主管部門或檔案室同意,不得擅自公佈檔案內容。

7、借閱檔案須辦理借閱登記手續,並確保檔案的完整與安全。

8、電話查詢檔案,只限於一般問題的諮詢。

9、檔案的儲存必須規範、分門別類,標識明確,便於查詢。

檔案管理制度範文 篇15

爲了認真落實《煤礦領導帶班下井及監督檢查規定》（國家安全生產監督管理總局第33號令）有關管理規定要求，結合山西華潤煤業有限公司規定，搞好領導下井帶班記錄的管理，特制定本制度。

1、在調度室建立領導幹部帶班下井記錄薄。下井記錄薄的內容爲：下井人員班次、姓名、職務、帶班時間及地點、發現的`問題情況和隱患、處理意見和落實情況等。

2、帶班領導帶班上崗後，要到調度室認真填寫《領導幹部帶班下井記錄表》。其記錄要真實，不準弄虛作假，嚴禁超過當天后補填寫的。

3、每天由安監站負責對領導帶班下井記錄進行查閱，對存在的安全隱患未能現場處理的，及時下發《隱患整改通知書》按規定進行整改。

4、帶班領導下井記錄及交接班情況、隱患處理落實情況等，由礦調度室每月彙總並存檔。

檔案管理制度範文 篇16

一、爲規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份爲公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任覈批。

3、公司檔案密級分爲絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。祕密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷燬

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任審覈經總經理批准後執行。

3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。

4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。

5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。

第6篇：公司員工檔案管理制度

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。

2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。

（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

5、員工業績、培訓檔案：

員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考覈等。

（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。

（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。

（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。

（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作爲備查。

檔案管理制度範文 篇17

(一)檔案工作制度

1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。

2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導彙報,以便及時瞭解檔案工作動向,掌握房產測繪檔案工作。

3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。

4、遵照“集中統一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統一管理。

5、根據國家有關檔案管理的規定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔範圍等。

6、建立以檔案員爲骨幹的檔案工作網絡,定期檢查。

7、編制各種檢索工具、參考工具,積極爲測繪管理提供便利,及時做好登記和統計工作。

8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識,使測繪檔案工作更趨規範化、科學化。

(二)檔案工作人員崗位責任制

1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。

3、做好檔案的收集、整理、鑑定和登記、統計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。

4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。

5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護國家的檔案不受損失。

6、刻苦學習檔案業務知識,提高業務能力和學術水平,努力實現檔案管理科學化、現代化。

7、遵守保密制度。未經批准,不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。

(三)檔案資料歸檔制度

1、凡是委託測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔範疇。

2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的.任務之一,應列檔案員的職責範圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統一管理工作。

3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷後歸檔,由檔案室統一管理,不得分散在部門或個人手中。

4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,並將其檔案材料存放檔案室。

5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。

6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續,填寫移交清冊。

(四)檔案庫房管理制度

1、努力創造條件實現檔案現代化管理,使庫房管理更趨科學化。

2、庫房由檔案人員負責管理,並負責每天檢查門窗電的開關情況。

3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,並每月檢查一次,發現問題及時處理。

4、明確各類檔案的界限,實行分類分櫃存放保管。

5、庫房必須具有專用櫥櫃,並被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。

6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。

7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。

(五)檔案保密保衛制度

1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神聖職責。

2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥櫃存放檔案。

3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監閱制度,防止失密、泄密。

4、檔案庫房和檔案櫥櫃必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續。

5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。

6、不得擅自翻印、複印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙處理或銷燬。

7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。

(六)檔案資料借閱制度

根據《檔案法》和有關規定,特制定本制度。

1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。

2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。

3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定範圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。

4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批准,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公佈。

6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批註、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規定追究責任。

7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。

(七)檔案銷燬制度

1、檔案銷燬必須經校領導和上級主管部門負責人審覈同意。

2、凡需銷燬的檔案必須編造清冊,並撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告。

3、銷燬檔案時必須有兩人以上進行監銷,在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和日期,並需簽名蓋章以示負責。

(八)檔案保管制度

1、檔案庫房和檔案櫃、資料架要統一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,

重點檔案和一般檔案要分別保管並定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和複製。

2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸菸和存放易

燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專櫃保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛生;注意觀測庫房溫溼度,儘量控制在規定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,並視情況及時採取措施,防止鼠咬蟲蛀。

3、對檔櫥、架要經常進行保養,防止鏽蝕,保持美觀清潔。

4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,並作記錄。

(九)檔案統計與彙報制度

檔案統計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標誌。爲進一步加強檔案統計工作,特製度如下統計制度。

1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

3、建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷燬和室內各種情況數據,按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數據不得弄虛作假。

5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑑定、移出、銷燬、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計,形成完整的統計資料。

檔案管理制度範文 篇18

引言

高校學生黨員檔案是一個學生黨員在校期間政治生活軌跡及參加社會活動的真實記錄,是黨組織考察和了解一名學生黨員政治表現的第一手資料,也是一名學生黨員政治生涯的重要組成部分。[1]隨着民族地區高校規模的不斷擴大,高校學生黨員數量的日趨增加,學生黨員在校期間所形成的各種相關材料不斷增多，這給管理學生黨員檔案的工作人員帶來了很大的壓力。要加強對民族地區高校學生黨員檔案的管理，必須進一步改革學生黨員檔案管理制度。

1.當前民族地區高校學生黨員檔案管理方面最常見的問題

長期以來，由於諸多原因民族地區高校學生黨員檔案未能得到應有的重視，加上管理行爲不規範，使學生黨員檔案材料收集和歸檔不全，質量不高，不能準確全面地反映高校學生黨員的全貌，甚至出現檔案等嚴重問題。

1.1民族地區高校學生黨員檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱

高校學生黨員檔案是高校檔案的一個重要分支，但由於民族地區經濟發展比較滯後，教育條件也相對落後，民族地區高校只能以高就業率來吸引新生的'眼球，以便廣泛招生。這使得部分高校往往只重視教學和財政等其他檔案管理工作，對學生黨員檔案管理工作的重要性認識不足，沒有將學生黨員檔案管理工作提到日常議程。

1.2民族地區高校缺乏學生黨員檔案管理制度，管理行爲不規範

民族地區高校學生黨員檔案管理不僅普遍存在歸檔文件材料不齊全問題，而且還存在對已歸文件材料缺乏規範化整理問題。[3]究其原因，主要是對學生黨員檔案管理缺乏重視，缺少學生黨員檔案管理制度，管理行爲不規範。如民族地區部分高校沒有設立專門的學生黨員檔案管理部門，也沒有建立學生黨員檔案管理制度，檔案管理經費不足，導致檔案收集不齊、文字材料規格不一、書寫不規範、遺失等一系列問題，管理體制明顯不完善。

1.3民族地區高校檔案管理員缺乏檔案保護和歸檔意識

民族地區部分高校檔案管理人員缺乏檔案保護和歸檔意識，表現爲檔案保密制度缺失，檔案歸檔意識不強。例如，在學生黨員檔案的管理過程中常出現:“個別工作人員、教職工爲了工作方便,常沒有證明審批手續就要求借用、查閱學生檔案,有的檔案材料不能及時收集歸檔”等問題,[4]如果不及時歸檔，日後檔案管理人員自己也難以追憶齊全和保全最原始的學生黨員檔案資料。

2.常見民族地區高校學生黨員檔案管理制度改革措施

2.1提高民族地區高校檔案工作人員素質,加強檔案隊伍建設

檔案管理水平的高低,關鍵在於檔案管理人員的素質和覺悟。[5]檔案管理人員應定期培訓，與時俱進,增加檔案管理人員的專業知識量和提高管理檔案的質量,同時不可忽視思想政治方面的教育,及時瞭解檔案領域的最新發展動態。如掌握計算機的基本操作，加強電子檔案的管理等。再者，可以對認真履行工作職責,遵紀守法,積極主動地做好檔案工作的優秀管理人員,進行表揚讚美,通過發揮他們的先鋒模範帶頭作用，提高檔案管理人員的工作積極性，穩定檔案工作隊伍。

2.2民族地區高校應制定和完善學生黨員檔案管理制度。

合理完善的學生黨員檔案管理制度，是實現檔案管理工作規範化的保證。民族地區高校的各院系內部應制定嚴格管理制度並認真落實，如《高校學生黨員檔案管理制度》、《高校學生黨員檔案保管制度》、《高校學生黨員檔案移交制度》、《高校學生黨員檔案借閱制度》等,用規章制度規範每位負責人的管理行爲,實行規範化的管理,確保學生黨員檔案各項基礎工作落到實處，同時防止檔案資料的流失與泄密，保證檔案管理工作的順利高效進行。

2.3民族地區高校應建立切實有效的學生黨員檔案監管機制。

民族地區高校各院系要加強對學生黨員檔案資源的監管，從源頭抓起，形成切實有效的監管機制。針對民族地區高校學生黨員少數民族的民族性質多樣及人員多的特點,各院系要明確具體的責任人,檔案每到一個地方都要求經手人簽字記錄,嚴防作弊,杜絕工作方法上銜接不上的問題，保證檔案的真實性和可靠性。

2.4民族地區高校學生黨員檔案管理應該加強檔案保護意識

高校學生黨員檔案屬於機密檔案,民族地區高校檔案管理人員應規範管理行爲，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定,保護檔案的安全與隱私,不得泄露檔案內容。如借閱者要嚴格制定查閱、借閱制度，不得私自複印、拍照、不得在材料上批註、劃線、剪裁等。[7]同時加大宣傳力度，讓學校領導、教師和學生加深對學生黨員檔案的瞭解，提高他們的檔案管理和保護意識。

總結

檔案是歷史的軌跡，是一筆無形的資產。民族地區高校學生黨員檔案的規範化管理,具有極其重要的意義。[8]搞好民族地區高校學生黨員檔案的管理，不僅可以提高工作的效率,同時提高了自身的核心競爭力，推動了檔案管理現代化的進程。通過查閱相關的文獻並歸納總結，我認爲以上的措施對於解決目前高校檔案管理存在的問題十分有效，特別是民族地區的高校。

檔案管理制度範文 篇19

爲加強局機關檔案的科學管理，根據《檔案法》和《機關檔案業務建設規範》，特制訂本制度。

一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由辦公室進行整理、立卷，並定期向檔案部門歸檔。

二、各科室應當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，將所形成的科技文件材料加以系統整理，填寫保管期限，註明密級，由機關負責人審查後，及時歸檔。

三、接收的檔案，應符合下列要求

1、應歸檔的文件材料齊全、完整；

2、文件和電報按其內容的聯繫，合併整理、立卷；

3、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。

四、建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，並按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。

五、定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在機關辦公室主任的主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。鑑定工作結束後，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經局分管領導批准後銷燬。

六、機關銷燬檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷燬清冊上簽字。

七、檔案庫房應該堅固，做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。管理人員要定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時報告。

八、建立檔案借閱制度，根據檔案的機密程序，確定不同的利用範圍，規定不同的審批手續。

九、檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

十、必須貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案和檔案機密的安全。

十一、檔案材料形成後的第2年3月份向市檔案局移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，並履行簽字手續。

檔案管理制度範文 篇20

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。

二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併爲本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。

6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。

6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。

2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。

6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。

文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔範圍

本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。

5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。

12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。

二、歸檔份數

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件彙編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批覆、來文與覆文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

，檔案管理制度

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用複製件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先後形成排列好。

檔案鑑定制度

1、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。

2、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

3、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。

4、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。

5、凡是經過認真的鑑定，判定爲保存或銷燬的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑑定手續。

6、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。

檔案借閱管理制度

爲了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、祕密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行爲者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查覈對，發現問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑑定審批擬銷燬的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷燬，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷燬。

七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

檔案複製制度

1、本單位工因工作需要複製一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。

2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。

3、複製後要及時進行登記。

檔案統計制度

1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象爲對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

2、統計作用。檔案統計工作，爲制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的.統計。

6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成爲能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。

8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

檔案庫房管理制度

1、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。

3、堅持以防爲主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

5、庫房要保持溫度在攝氏14－24°C，相對溼度在45－60％之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫溼度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裏不準吸菸。

檔案銷燬制度

1、檔案的銷燬，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷燬處理。

2、檔案銷燬，必須按照國家規定檔案銷燬的標準，嚴格進行鑑定。

3、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。

4、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。

5、批准銷燬的檔案，應及時送造紙廠化爲紙漿或焚燬，且要有兩人鑑銷；銷燬完畢，鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某曰已銷燬並簽名蓋章。

6、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷燬”。